Freie Waldorfschule Schwäbisch Hall e.V.
Zukunftswerk Teurershof e.V.
Förderverein Waldorfschule e.V.

Transparenzerklärung

 
Datenschutz ist in unserem Schulverein und seinen zwei Fördervereinen (im Weiteren insgesamt als Schulverein bezeichnet) sehr wichtig.
Mit dieser Transparenzerklärung informieren wir darüber, wie wir personenbezogene Daten erheben und verarbeiten und welche Rechte Betroffene haben.

 
1. Verantwortlicher Datenverarbeiter nach DSGVO Art. 4 (7):

Der verantwortliche Datenverarbeiter ergibt sich aus dem Kontext der jeweiligen Verarbeitungstätigkeit
   
Schulverein:
 - Freie Waldorfschule Schwäbisch Hall e.V.
 - Zukunftswerk Teurershof e.V.
 - Förderverein Waldorfschule e.V.
 
Ansprechpartner: Rudolf Siebert  
Straße: Teurerweg 2  
PLZ Ort: 74523 Schwäbisch Hall  
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Telefon: 0791 97061 23

 
2. Datenschutzbeauftragter

Manfred Engelhardt
Schillerstraße 25
74214 Schöntal
Tel.: +49 7943 4309805
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3. Verarbeitungszweck / Kategorien von Daten

Die Verarbeitung (Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung) von personenbezogenen Daten erfolgt zur Erfüllung unseres Vereinszweckes und zur Wahrung unserer Rechtskonformität hinsichtlich der rechtlichen und gegebenenfalls auch Schulvereinsinternen Anforderungen sowie unserer eigenen berechtigten Interessen zum Wohle unserer Mitarbeiter, Eltern, Schüler und Kinder.
 
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere für diese Kategorien von Betroffenen:
 
Eltern (Pflichtmitglied), Erziehungsberechtigte
personenbezogene Daten werden zur Erfüllung von Verträgen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie eigener berechtigter Interessen verarbeitet. Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 6 (1) litt. b, c und f.
Kategorien von personenbezogenen Daten sind z.B.:
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Funktion/Position im Schulverein
- Vertragsdaten, Abrechnungsdaten, Kontodaten
- Einzelangaben zu Familienverhältnissen, Einzelangaben zu Vermögensverhältnissen
- weitere personenbezogene Daten soweit für die Vertragserfüllung erforderlich, personenbezogene Daten von Dritten soweit für die Vertragserfüllung erforderlich

Schüler, Kinder (Kindertagesstätte)
personenbezogene Daten werden zur Erfüllung von Verträgen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, aufgrund lebenswichtiger Interessen sowie eigener berechtigter Interessen verarbeitet. Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 6 (1) litt. b, c, d und f.
Kategorien von personenbezogenen Daten sind z.B.:
- Namensdaten, Geschlecht
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Fahrschüler
- Geburtsdatum, Geburtsort
- Konfession, Gesundheitsdaten  
- Einzelangaben zu Kindertagesstätten-, Schullaufbahn, Auslandsaufenthalt
- Einzelangaben zu Familienverhältnissen
- Gruppeneinteilungen im Unterricht
- Funktion/Position im Schulverein
- Einzelangaben zu schulischen Leistungen, Leistungsbeurteilungen,  
- Jahres-, Abschlusszeugnis
- weitere personenbezogene Daten soweit für die Vertragserfüllung erforderlich
 
Freiwilliges Mitglied / Fördermitglieder
personenbezogene Daten werden zur Erfüllung von Verträgen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie eigener berechtigter Interessen verarbeitet. Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 6 (1) litt. b, c und f.
Kategorien von personenbezogenen Daten sind z.B.:
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Mitgliedsstatus im Schulverein
- Vertragsdaten, Abrechnungsdaten, Kontodaten
- weitere personenbezogene Daten soweit für die Vertragserfüllung erforderlich  
 
Lieferanten / Dienstleister   
personenbezogene Daten werden zur Erfüllung von Verträgen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie eigener berechtigter Interessen verarbeitet. Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 6 (1) litt. b, c und f.
Kategorien von personenbezogenen Daten sind z.B.:
- Einzelangaben über Personen, Kontaktdaten, Adressdaten, Funktion/Position der Person im Unter-nehmen des Lieferanten, Vertragsdaten, Abrechnungsdaten, Kontodaten  

Seminarteilnehmer
personenbezogene Daten werden zur Erfüllung von Verträgen, zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen sowie eigener berechtigter Interessen verarbeitet. Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 6 (1) litt. b, c und f.
Kategorien von personenbezogenen Daten sind z.B.:
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Funktion/Position im jeweiligen Schulverein
- Vertragsdaten, Abrechnungsdaten, Kontodaten
- Teilnahmebescheinigung
- weitere personenbezogene Daten soweit für die Vertragserfüllung erforderlich

Interessenten / allgemeine Vereins-, Behörden- und Netzwerkkontakte
personenbezogene Daten werden vorwiegend zur Beantwortung von Anfragen, für die Aufnahme in die Warteliste für Schule oder Kindertagesstätte, für die Vorbereitung von Verträgen, für die Kommunikation mit
Behörden, für die Zusammenarbeit mit Institutionen und Vereinen, sowie eigener berechtigter Interessen verarbeitet. Rechtsgrundlage: DSGVO Art. 6 (1) litt. b, c und f.
Kategorien von personenbezogenen Daten sind z.B.:
- Namensdaten
- Adress- und Kommunikationsdaten
- Funktion/Position in jeweiliger Einrichtung
- Einzelangaben zu Familienverhältnissen

Empfänger personalisierter Informationen
personenbezogene Daten werden für die Bereitstellung von allgemeinen Vereinsinformationen (z.B. Infobroschüren des Schulvereins), saisonalen Informationen (z.B. Jahresendpost), Informationen zu Veranstaltungen & Jubiläen (z.B. Feiern, Fachvorträge), anlassbezogene Informationen (z.B. Genesungs-, Kondolenzkarte) und spezifischen fachlichen Informationen  (z.B. pädagogisches Weiterbildungsprogramm) verarbeitet. Eine Bereitstellung erfolgt elektronisch, postalisch, telefonisch oder persönlich.
Rechtsgrundlage: Wahrung unserer eigenen berechtigten Interessen nach DSGVO Art. 6 (1) lit. f für eine stetige Verbesserung unserer Mitgliederbetreuung, Gewinnung neuer Mitglieder und Mitarbeiter, öffentlichkeits-wirksame Darstellung unserer anthroposophischen Grundsätze sowie der Stärkung unserer Mitgliederbindung zum Wohle unseres Schulvereins und unserer Mitarbeiter.

 
4. Speicherdauer:

Personenbezogene Daten werden solange gespeichert, wie dies für den Verarbeitungszweck (Pkt. 3) oder für gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.  
Personenbezogene Daten der ausscheidenden Mitglieder, Schüler und Kinder werden fünf Jahre nach Aus-scheiden aus dem Schulverein gelöscht.   
Unser berechtigtes Interesse (DSGVO Art. 6 (1) lit. f) besteht dabei in der einfachen und effizienten Kinder-, Schüler- und Mitgliederverwaltung und -betreuung und in der Minimierung schulinterner Aufwände.
Bei Vorliegen einer Einwilligung: Die Speicherdauer richtet sich nach dem Zweck der Einwilligung. Nach Widerruf der Einwilligung wird die Verarbeitung eingeschränkt und die Daten nach 30 Tagen gelöscht, wenn dem keine gesetzlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

 
5. Kategorien von Empfängern:

Personenbezogene Daten werden, sofern erforderlich, an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt:
- IT-Dienstleister (stellen Informations- und Telekommunikationsdienste bereit)
- Logistikdienstleister (Versand von Waren und Unterlagen)
- Akten und Datenvernichter (fachgerechte Entsorgung von Akten und Datenträgern)
- Öffentliche Stellen und Behörden (z.B. Museen, Finanzbehörden, Gerichte)
- Schulaufsichtsbehörden (z.B. Kultusministerium, Oberschulamt)
- Stadtverwaltung (z.B. Abrechnung Kindertagesstätte)
- Förderstellen / Förderstellen bei Schulbegleitung (z.B. BafA, Jugendamt, AWO)
- Steuerberater / Wirtschaftsprüfer (z.B. ordnungsgemäße Buchführung, Bilanzerstellung)
- Rechtsanwalt (z.B. Verteidigung und Durchsetzung von Forderungen)
- Finanzdienstleister (z.B. Banken)
- Versicherungen (z.B. Haftpflicht- Schülerversicherung)
- Berufsgenossenschaften
- vertretungsberechtigte Personen, wie z.B. Bevollmächtigte und Betreuer
- behandelnde Ärzte und Notfallmediziner (z.B. Schülerunfall)

Um einen optimalen Ablauf im Schulverein und die bestmögliche Einbindung der Erziehungsberechtigten sicher zu stellen, werden personenbezogene Daten von Schülern, Erziehungsberechtigten und Kindern darüber hinaus auf Basis unseres berechtigten Interesses (Art. 6 (1) f DSGVO) noch auf diesen Wegen verarbeitet/veröffentlicht:
- Gruppen-, Klasseninterne Informationen (z.B. Klassenliste)
- Hausbesuche bei Schülern und Kindern

6. Betroffenenrechte:

Über die o.g. Kontaktdaten können betroffene Personen, jederzeit Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten abfragen. Darüber hinaus besteht das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit.
 
Es besteht keine Verpflichtung, uns personenbezogene Daten mitzuteilen. Dies hätte dann jedoch zur Folge, dass die Erfüllung der Zwecke nach Pkt. 3 nicht oder nur teilweise möglich wären.
Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling durch.
Daneben haben betroffene Personen die Möglichkeit sich an unseren Datenschutzbeauftragten oder die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden.

7. Widerspruchsrecht:

Erfolgt eine Verarbeitung auf Basis unserer berechtigten Interessen im Sinne von DSGVO Art. 6 (1) lit. f, kann dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprochen werden.

8. Widerrufsrecht:

Betroffene können jederzeit ihre Einwilligung zur Erhebung und Speicherung ihrer personenbezogenen Daten im Sinne von DSGVO Art. 6 (1) lit. a oder Art. 9 (2) lit. a durch uns bei o.g. Kontaktdaten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.
 

Stand 10/2019